Kun yritys lähtee hakemaan kasvua, sen kannattaa raivata aikaa omille ydintoiminnoilleen eikä kuluttaa liikaa resurssejaan tukiprosesseihin. Jotta kasvu olisi myös kannattavaa, niin prosessien on kuitenkin oltava kunnossa ja niiden on pystyttävä skaalautumaan yrityksen kasvun mukana. Yksi tukiprosesseista on hankintaprosessit ja etenkin teollisuus- ja rakennusalalla hankintojen kehittämisellä voidaan saavuttaa suuriakin resurssisäästöjä ja siten aikaa kasvulle.
Olemme olleet mukana mahdollistamassa asiakkaidemme kasvua esimerkiksi seuraavilla hankintojen kehittämiskeinoilla:
Hankintojen keskittäminen
Kun yritys ostaa käyttämiään palveluita tai tuotteita vähän sieltä sun täältä ilman järjestelmällisyyttä, niin hankinnan kulut nousevat monesti korkeaksi ja hankinnasta tulee pelkkää sähläystä. Keskittämällä hankintoja, yritys pyrkii ostamaan mahdollisimman laajan tuotevalikoiman yhdeltä toimittajalta ja laskut yhdistetään koontilaskuiksi esimerkiksi työkohteittain tai toiminnoittain, jolloin ostaminen on tehokkaampaa ja laskujen määrä vähenee.
Hankinnan automatisointi
Säännöllisten vakiotuotteiden ostaminen kannattaa automatisoida tehokkuuden parantamiseksi. Näin vähennetään manuaalista työtä ja toisaalta pyritään välttämään tuotepuutteita. Automatisoinnin avulla ennustetaan yrityksen käyttömääriä ja varmistetaan näin tuotannolle kriittisten tuotteiden riittävyys. Hankintaa voidaan automatisoida esimerkiksi erilaisten järjestelmien integraatioiden avulla tai tuomalla yrityksen tiloihin tuoteautomaatteja, joiden laskutus tapahtuu kulutuksen mukaisesti ja toimittaja huolehtii automaatin täytön.
Valtakunnallinen palvelu
Yritys kasvaa monesti laajentamalla toimintaansa uusiin kaupunkeihin ja silloin valtakunnallisesti toimiva yhteistyökumppani on arvossaan, kun sopimusneuvotteluja ei tarvitse aloittaa alusta. Kun yhteistyökumppanuus on aitoa, niin valmiiksi paikkakunnalla toimivan kumppanin avulla yritys voi saada hyviä kontakteja ja vinkkejä laajenemiseen. Valtakunnallisesti toimivan kumppanin avulla hankintojen keskittäminen on mahdollista ja yritys pystyy saamaan haluamansa palvelut koko Suomessa.
Logistiikkapalvelut
Tarvittavien tuotteiden saatavuus ja nopeat sekä helpot toimitukset ovat avaintekijöitä toimivaan hankintaprosessiin. Pahimmillaan yrityksen avainhenkilöt kiertävät ympäri kaupunkia hakemassa tuotteita, kun heidän kannattaisi keskittyä yrityksen ydintoimintoihin. Laadukas tavarantoimittaja mahdollistaa useita hankintakanavia ja toimitustapoja, jotta yritys pystyy ostamaan juuri sieltä kanavasta, mikä kulloinkin on helpointa. Mahdollisia hankintakanavia ovat myymälät, vastuumyyjät, verkkokauppa sekä erilaiset yrityksen tiloihin rakennetut hyllytysratkaisut ja on-site -palvelut. Yksi tärkeä osa logistiikkaa on tietenkin tarvittavien tuotteiden toimitus yritykselle, jonka täytyy olla ennakoitavaa, kustannustehokasta sekä riittävän nopeaa. Esimerkiksi rakennusalalla tarvitaan välillä pikatoimituksia, jolloin tuote tarvitaan työmaalle parin tunnin sisällä ja toisaalta teollisuudessa saatetaan tarvita tuote toimitettuna vaikka lauantain ja sunnuntain välisenä yönä, kun jonkin tuotantokoneen osa on hajonnut. Yksi malli on välivarastoida yrityksen käyttämiä kriittisiä komponentteja vuosiennusteen mukaisesti siten, että tuotantokatkoksia ei pääse syntymään ja toisaalta yrityksen ei tarvitse itse sitoa liikaa pääomiaan ylisuuriin varastoihin.
Edellä mainittujen toimenpiteiden lisäksi teemme asiakkaillemme esimerkiksi erilaisia setityksiä ja uudelleenpakkaamisia, suojavälineiden määräaikaistarkastuksia, koneiden huoltoja sekä HSE-kartoituksia ja -koulutuksia. Me olemme myös rakentaneet useita erilaisia leasing-, lainaus- ja seurantamalleja työkaluille, jolloin me huolehdimme siitä, että työkalut ovat aina ehjinä käytettävissä.
Huonoimmillaan hankinta on tehotonta, kallista ja sitoo joko turhia pääomia ylisuurilla varastoilla tai toisaalta aiheuttaa tuotantokatkoksia ja häiriöitä huonolla ennakoinnilla tai liian pienillä varastoilla. Reskontralla menee liikaa aikaa laskujen käsittelyyn ja raportointi hankinnoista on olematonta. Kun yritys kehittää hankintaprosessiaan keskittämällä hankintoja harvemmille toimittajille ja tekemällä aitoa yhteistyötä päätoimittajan kanssa, saa yritys tehostettua tukitoimintojansa ja sitä myöten lisää aikaa kasvulle.
Mikäli haluat sparrata aiheesta tai kehittää hankintojanne yhteistyössä meidän kanssamme, niin kannattaa olla yhteydessä esimerkiksi sähköpostilla: mikko.sairanen@tools.fi
Mikko Sairanen
Kirjoittaja on Alligo Suomen aluepäällikkö